10 claves para organizar un evento deportivo de larga distancia y conseguir que sea un éxito

Organizar un evento deportivo es un enorme desafío. A la altura de los más grandes hitos deportivos como terminar una ultramarathon, un ultra raid de aventura o una prueba de ultra-fondo.

Hay que tener en cuenta muchos factores que pueden resultar decisivos para tratar de ofrecer la mejor experiencia a los participantes. Ellos han dedicado todas sus energías en entrenarse. Están mentalizad@s para afrontar una dura prueba y tendrán que concentrarse únicamente en optimizar su esfuerzo. Sin tener que preocuparse por nada más durante la carrera.

Puntos de control, meta, avituallamientos, seguridad, inscripciones, información del recorrido y normas. Son solo algunos de los aspectos que hay que abordar para organizar de manera exitosa una carrera.

Pero vamos a ver más en detalle algunos de los más relevantes. Aquí te los dejamos en forma de lista de los 10 aspectos más importantes para organizar con éxito una carrera deportiva de larga distancia.

1- Ubicación: Cómo elegir la ruta de tu carrera

En primer lugar tienes que tener en cuenta la localización. Dónde va a tener lugar tu evento deportivo.

Este aspecto va ligado estrechamente a la modalidad deportiva de tu evento. No es lo mismo un trail de montaña, un triathlon, un raid de aventura o una travesía a nado.

La orografía y el terreno juegan un papel decisivo en cada prueba deportiva. El emplazamiento elegido debe ser el idóneo para poder adaptarse a las características y particularidades tanto del deporte como de la carrera. 

El siguiente paso es diseñar el trazado del recorrido. Kilometraje, puntos de paso, duración mínima y máxima estimadas, son aspectos a tener muy en cuenta en la planificación y organización de un evento deportivo.

La zona y las localidades por las que va a discurrir el circuito o la ruta preparada de antemano son claves. Conviene que tengas identificados aquellos puntos que pueden resultar más conflictivos dada su complejidad geográfica. Tambien has de ubicar si se trata de una zona de sombra en cuanto a las comunicaciones.

2- ¿Cuántos participantes?

A la hora de organizar un evento deportivo de larga distancia debes incluir un número máximo de participantes. Seguramente te sientas tentad@ a subir este número hasta el infinito para mejorar el rendimiento económico. Sin embargo hay que tener los pies en la tierra. 

Las carreras de ultra-fondo y larga distancia son pruebas muy duras y exigentes en las que no todo el mundo está preparado para correr.

Cuantos más participantes tenga tu carrera, mayor serán las exigencias en cuanto a temas organizativos, seguros y desembolso económico inicial. 

También será necesario contratar más personal y desarrollar mayores medidas de seguridad para que los participantes estén mejor atendidos.

3- Cómo elegir la mejor fecha para organizar un evento deportivo

Normalmente, para eventos al aire libre, has de optar por escoger una temporada en el que las condiciones climáticas sean las más beneficiosas para los participantes. 

En muchas ocasiones, las pruebas se alargan varios días. Y especialmente en carreras de montaña, la climatología puede variar bastante entre la base de una montaña y su cumbre. Tienes que tratar de encontrar un equilibrio en la temperatura entre frío y calor. 

Normalmente los meses de primavera y otoño suelen ser los más adecuados para organizar unevento deportivo de larga distancia. 

Otro aspecto a tener en cuenta es elegir un día en el que no haya coincidencia con otro evento deportivo de similares características. O incluso alguna cita local que pueda dificultar la presencia de más participantes y del público. Especialmente si tu evento es una primera edición y quieres que destaque y tenga repercusión para poder organizar futuras ediciones con más participantes.

También tienes que tener en cuenta que debes dejar tiempo suficiente para poder organizarlo. Obtener los permisos adecuados de las autoridades suele demorarse varias semanas, incluso meses.

4- Permisos, licencias y seguros a tener en cuenta

Este trámite puede acarrearte serios dolores de cabeza, ya que la burocracia puede volverse excesiva y alargar mucho los tiempos de preparación de tu evento. 

Si la carrera va a discurrir por un terreno al aire libre, hay que tener en cuenta si necesitamos cerrar algún tramo al tráfico o si se va a transcurrir por un espacio natural protegido. También habrá que solicitar permiso para la fijación de carteles, stands de información o reparto de material, avituallamientos, etc.

Un aspecto esencial es contar con la colaboración de las autoridades locales en materia de seguridad, personal de protección civil, ambulancias, médicos, etc.

Además de esto, es conveniente tener un seguro de responsabilidad civil como medida de prevención.

5- A la caza de patrocinadores

Esta es una parte esencial en tu evento. Una vez que tengas un plan inicial elaborado con un presupuesto estimado, es hora de presentarlo a posibles patrocinadores. 

En esta fase hay que tratar de convencerlos. Decirles por qué son los patrocinadores ideales para el evento, cuáles son los objetivos y valores de tu carrera.

Es interesante aportar datos sobre nº de participantes, en qué medios se va a difundir la prueba (tv, redes sociales, YouTube…). Qué repercusión mediática está prevista (medios locales, nacionales, periódicos, revistas offline y online). Y también si participa algún corredor profesional.

También será necesario definir qué visibilidad tendrán los patrocinadores durante el transcurso del evento (logos en cartelería, banderas, camisetas, inclusión en el propio nombre de la carrera, banners en redes sociales e internet).

Aquí te mencionamos las diferentes modalidades de patrocinios más importantes que te puedes encontrar:

• Patrocinio económico directo: Es el más común. Se trata de un apoyo financiero directo a cambio de situar la imagen o el logotipo del patrocinador en un lugar destacado. Bien sea en el propio evento (cartelería, meta y salida, banderolas, material deportivo) como en medios (carteles de prensa, banners para la web, redes sociales y publicaciones digitales).
  
• Patrocinio de productos o servicios: En lugar de realizar un desembolso económico, una empresa ofrece sus servicios o productos como puede ser comida, bebida, material deportivo, a cambio de visibilidad.
  
• Patrocinio de medios: En ocasiones, los medios de comunicación pueden ofrecer sus servicios de difusión a cambio de aparecer mencionados en relación con el evento.

La cuestión esencial es saber transmitirles cómo pueden obtener un beneficio de este patrocinio y cómo les puede dar un impulso a la hora de ver aumentada la visibilidad de su marca. Al fin y al cabo el objetivo es que ambos os veáis beneficiados.

6- Organización de recursos: material y personal

En muchas ocasiones, será necesario contratar personal extra de apoyo para tu evento o buscar colaboradores. Árbitros, jueces, fotógrafos, auxiliares, montadores de estructuras y carpas… Son solo algunos ejemplos de las personas necesarias para que tu evento fluya con normalidad y que los participantes solo se preocupen de la carrera.

También tendrás que tener en cuenta los recursos materiales necesarios: material deportivo, avituallamientos sólidos y líquidos, mapas necesarios, cartelería, trofeos, pancartas de meta, balizas, materiales de protección (Covid-19) como máscaras faciales, geles desinfectantes, etc.

Está claro que todo este proceso deberá ajustarse a tu presupuesto, pero conviene tenerlo en cuenta para estimar tu tiempo poder organizar mejor tu evento deportivo de larga distancia.

7- Gestionar las inscripciones, todo un desafío

La forma en la que gestionas tus inscripciones es algo fundamental para poder organizar tu evento deportivo y no volverte loc@. 

En primer lugar, has de decidir si optas por una modalidad online u offline. En la modalidad offline puedes ofrecer un formulario de registro y un nº de cuenta donde te ingresen la suma de la carrera. Sin embargo entendemos que es más sencillo hacerlo de forma online, ya que el proceso está más automatizado y puedes dirigir el esfuerzo a otras necesidades. 

Dentro de esta modalidad, puedes optar por colocar una sección en tu página web, con todo lo que ello implica: creación de dicha web, dominio, gestión de registros, pasarela de pago, confirmación, asignación de dorsales etc. O si vas a decidirte a utilizar herramientas de terceros. Esta opción puede resultar más sencilla ya que delegas esfuerzos en desarrollo e implementación de tecnología y pasarelas de pago.

Una estrategia interesante es poder crear un abanico de precios dinámico para establecer diferentes tarifas conforme se acerque la fecha de la carrera.

8- Ofrecer un valor imprescindible como la seguridad es esencial

Muchas veces podemos pasarlo por alto, pero en un evento o carrera de larga distancia la seguridad es uno de los aspectos que más preocupan a los participantes. Tanto si se pierden del recorrido o sufren algún percance o lesión, es necesario actuar con rapidez. 

También puede ocurrir que algún participante se salte las normas e intente coger atajos para progresar en su clasificación.

Para ofrecer estas garantías, existen dispositivos GPS de seguimiento de los participantes en tiempo real. Estos dispositivos pueden estar conectados a una plataforma web donde poder monitorear a los participantes y poder tomar decisiones ágiles de forma casi inmediatas. Como puede ser la gestión de un rescates debido a malas condiciones climáticas.

Ofrecer esa capa extra de seguridad, garantiza una mayor tranquilidad a los participantes y hará que tu evento destaque.

9- Sin promoción, no hay participación

Después de todo el esfuerzo invertido, hay que dar a conocer tu evento a tu público objetivo. Es necesario aumentar el número de inscritos en tu evento deportivo. La mejor manera de hacerlo es utilizar todos los canales disponibles para comunicar todos estos valores que identifican y hacen de tu carrera un evento único.

Paralelo a la organización de toda la prueba, es conveniente ir comunicando pequeñas noticias en formato de píldora a través de distintos canales propios como redes sociales (medio muy económico), página web del evento e e-mail. El objetivo es ir dando a conocer tu evento de manera anticipada y crear expectativa alrededor de él.

Conforme se vaya acercando la fecha, es interesante que mantengas al público actualizado con las novedades de la carrera y quizás invertir en alguna campaña publicitaria en prensa, publicidad digital o cartelería exterior.

Algún contenido interesante que puedas mostrar de forma visual y organizada en tu web podría ser:

• Vídeo promocional del evento.
  
• Galerías de fotos.
  
• Clasificaciones de ediciones anteriores.
  
• Información relevante como disciplinas deportivas, distancias, categorías, fechas…
  
• Recorridos, mapas y perfiles de la prueba con especial atención a secciones detalladas o más complejas.
  
• Reglamento de la prueba.
  
• Información adicional: alojamiento, rutas turísticas, meteorología.

Es muy conveniente tratar de obtener difusión a través de medios de comunicación como prensa especializada o televisión. Enviar una invitación mediante nota de prensa o convocatoria por e-mail es una práctica muy común. En ella tienes que facilitar toda la información posible acerca del evento. También puedes planificar la organización de entrevistas y ruedas de prensa.

La emisión en directo o vía streaming es un valor añadido para ofrecer al público. Esto hará que tu evento deportivo sea diferencial.

10- Y… ¿qué pasa durante la carrera?

El disparo se ha efectuado y la carrera ya ha empezado. Quedan muchas horas, y quizás días por delante para controlar que todo vaya como la seda.

Uno de los aspectos esenciales es la gestión de los vehículos de la organización y las asistencias. Debido a la distancia, muchas veces se hace difícil saber dónde situarlos para que cumplan con su función. En el caso de las ambulancias, es necesario ubicarlas de manera eficaz para que cuando surja una emergencia, puedan acudir lo antes posible.

También puede ocurrir que, sobre la marcha, se tengan que abrir o cerrar los avituallamientos y que estén listos para cuando los corredores pasen por ellos.

Muchas veces, las carreras discurren por zonas abiertas al tráfico y seguramente hayas podido negociar con las autoridades locales el corte del tráfico de manera temporal. En este punto se hace imprescindible saber si todos los participantes han pasado ya por una zona para poder abrir con todas las garantías de seguridad la circulación a los vehículos.

Conclusión

Este ha sido, a grandes rasgos, el listado de los aspectos fundamentales que tienes que tener en cuenta para organizar un evento deportivo de larga distancia. 

Evidentemente las particularidades de tu evento, así como el presupuesto, condicionarán en gran medida cada aspecto de la organización. Habrá aspectos en los que haya profundizar más o menos, pero la idea principal es tener un plan que te sirva de guía en cada proceso y que puedas volver a revisarlo en todo momento.

Cuando volvemos la vista hacia atrás y contemplamos todo el esfuerzo, la ilusión y el trabajo que hemos realizado, y que muchas veces pasa desapercibido, nos damos cuenta que en el momento en el que el último participante cruza la meta, todo ha merecido la pena.